Definir un plan de relaciones públicas puede ser algo complicado si no tienes claro como estructurarlo.

Las relaciones públicas son un proceso comunicativo que permiten crear, a través de diferentes medios de comunicación, relaciones beneficiosas para la empresa y una organización. Estas relaciones, generadas tanto con públicos externos como internos, se revelan útiles para reforzar la imagen que queremos transmitir de nuestra empresa, además que para hacer publico programas y objetivos alcanzados

Todas las empresas, grandes y pymes deberían contar con un propio plan estratégico de relaciones públicas. ¡Aprende cómo hacerlo!

¿Por qué es importante definir un plan de relaciones públicas?

Diseñar un plan estratégico de relaciones públicas permite no solo aumentar el conocimiento de marca y reforzar su imagen sino también permite conseguir otros objetivos:

• Refuerzo de la identidad de la empresa
• Mayor engagement
• Generación de opinión publica
• Publicidad de las actividades de la empresa
• Más clientes
• Reconocimiento de marca
• Mejor reputación de marca

Cómo crear un plan estratégico de relaciones públicas

No existe un modelo fijo y preestablecido para crear un plan de relaciones públicas valido para cualquier empresa. Por lo general, las fases que tienen que estar presentes en el plan estratégico de relaciones públicas de cualquier empresas son: investigación, definición, ejecución y evaluación/control.

1.Investigación

En marketing no hay acción sin investigación. Antes de definir cualquier acción de nuestro plan, debemos tener claro el objetivo de cada una de esta, el público al cuál nos dirigimos y la imagen que queremos transmitir.

Muy útil en esta fase es un análisis DAFO, un estudio general de la empresa que permite identificar Debilidades, Amenazas, Fortalezas, Oportunidades.

También es oportuno en esta fase cuestionarse elementos básicos que deberían ya estar definido desde el comienzo de la actividad empresarial (e incluso antes): identificación de público objetivo o buyer persona, definición de la imagen corporativa y encontrar las mejores formas de darse a conocer.

2. Definición

Una vez completada la fase de investigación, se puede pasar a definir los componentes de nuestro plan de relaciones públicas.

En el caso de que se hayan identificados diferentes públicos objetivos, es decir, más de un buyer persona, el siguiente paso es clasificar los diferentes públicos identificados.

Una vez que se hayan identificados los medios más adecuados para darnos a conocer, es oportuno seleccionar los medios de comunicación más adecuados. Un cronograma permite definir las formas de proceder de las acciones y la definición  de los tiempos de ejecución de estas.

La elección de los medios para la transmisión de tu mensaje requiere una selección entre:

• Diarios y revistas
• Radios
• Comunicados de prensa
• Televisión
• Conferencias y charlas
• Ferias

En la fase de definición se incluyen también la programación de reuniones, mailing, y todas las otras formas de comunicación se hayan elegido.

3. Ejecución

La fase de ejecución consiste en poner en práctica todas las acciones definidas en la siguiente fase: ejecución de las acciones planificadas para darse a conocer, de las reuniones, de las campañas de mailing, etc, respetando los tiempos definidos en el cronograma.

4. Evaluación

La fase de evaluación es útil para poder aportar eventuales adaptaciones, en caso de necesidad. Analizar las informaciones de la empresa en medios de comunicación, informarse sobre quejas y malas opiniones para poder captar sugerencias de mejoras, valorar si se han conseguido los objetivos en los tiempos definidos y en caso contrario, corregir las acciones. En general, se trata de valorar si se ha cumplido y en que medida el plan de relaciones públicas.

¿Qué no puede faltar en un plan de relaciones públicas?

Hay algunos elementos de planes de relaciones públicas que no son propiamente básicos y que no todas las empresas incluyen en sus planes. Entre estos, el plan de crisis. Incluir un plan de crisis en el plan empresarial te proporciona una ventaja ya que no tendrás que preocuparte en el futuro de aspectos que ya has definido en en tu plan. Además, las situaciones de crisis requieren rapidez de acción y tener ya definido un plan de acción evita errores estratégicos o malas elecciones debido a la presión del momento. Así que, no cometas el mismo error que muchas empresas y recuerda  incluir un plan de crisis en tu plan de relaciones públicas.

Cómo definir un plan de crisis

Estar preparados para cualquier escenario negativo posible es el el objetivo del plan de crisis. Aunque probablemente la mayoría de ellos no se harán reales nunca, definir las posibles situaciones es una medida preventiva que puede evitar que una crisis crezca más o produzca daños irreparables.

Elaborar un plan de crisis consiste en pensar en todas las crisis potenciales de la empresa y sus posibles soluciones.

Las acciones a llevar a cabo frente una crisis tienen que estar definidas al detalle: qué se hará, qué se dirá, a quién, a través de qué medios, con qué recursos y qué estrategia a seguir. Los diferentes tipos de estrategias pueden variar según la situación de cada caso; por ejemplo habrá casos en los cuáles será preferible una estrategia proactiva (informar personalmente los medios de la crisis antes que se generen flujos de comunicación externos no controlables) antes una estrategia reactiva (no comunicar hasta que no haya una demanda de los medios).

Cuántos más detalladas estarán todas las posibles situaciones, mejor.

También es una idea, en caso de una crisis, hacer un análisis de la situación para evaluar si el plan de crisis ha servido para apagar la crisis.

Puntos claves en un plan de relaciones públicas

Definir y focalizar la información, no transmitir nunca información falsa, conocer los medios y los público adaptando la información a ellos (que sé dice y cómo se dice) son los puntos claves detrás de cualquier acción de un buen plan de relaciones públicas. Con tiempo, planificación y esfuerzo conseguirás los resultados prefijados (y quizás algunos más…). Soy Teto Gallegos, Consultor Político y Estratega en Marketing Digital